Mantenimiento HVAC comercial en Los Angeles: costos, ROI y calendario

?Que incluye realmente el mantenimiento HVAC comercial en Los Angeles?

El mantenimiento HVAC comercial en Los Angeles no es una afinacion residencial a mayor escala. Es un programa documentado con tareas definidas, intervalos definidos y un respaldo en papel que usted puede entregar a un arrendador, a una aseguradora o a un fabricante durante una reclamacion de garantia. En una unidad paquete de techo (RTU) tipica que atiende un local comercial en Pomona o una oficina en Rowland Heights, una visita completa de mantenimiento preventivo (PM) toma de una a tres horas por unidad y cubre lo mecanico, lo electrico, el flujo de aire, el refrigerante y los controles en una secuencia fija.

El alcance central de un verdadero acuerdo de mantenimiento comercial se ve asi: reemplazar o inspeccionar filtros y registrar el tamano y la clasificacion MERV; lavar serpentines de condensador y evaporador; inspeccionar y tensar o reemplazar bandas; lubricar baleros y verificar el consumo de amperaje del motor contra la placa de datos; verificar la carga de refrigerante por sobrecalentamiento y subenfriamiento, no solo por presion de manometro; despejar charolas y lineas de condensado; apretar cada terminal electrica y probar contactores y capacitores bajo carga; revisar compuertas y actuadores del economizador; confirmar los puntos de ajuste, horarios y calibracion de sensores del termostato o del BAS; y registrar el diferencial de temperatura de suministro y retorno para poder comparar esta visita con la anterior.

Ese ultimo punto es lo que separa un programa de una visita. Los datos de tendencia de amperaje, diferencial de temperatura y lecturas de refrigerante son la forma en que un tecnico le dice en abril que un compresor se esta desviando, en vez de decirle en agosto que ya murio.

• Mecanico: filtros, bandas, baleros, rodete del ventilador, balanceo del ventilador, gabinete y sello de la base
• Refrigeracion: sobrecalentamiento y subenfriamiento, prueba de fugas, condicion de serpentines, amperaje del compresor
• Electrico: contactores, capacitores, torque de terminales, desconectador, controles de seguridad, condicion del cableado
• Flujo de aire y calidad del aire interior: presion estatica, diferencial de temperatura, operacion del economizador, toma de aire exterior
• Controles: horarios del termostato o del BAS, puntos de ajuste, calibracion de sensores, programacion por ocupacion
• Documentacion: reporte por unidad con lecturas, fotos, deficiencias y una lista priorizada de reparaciones

?En que se diferencia el mantenimiento HVAC comercial del residencial?

Tres cosas cambian cuando se pasa de una casa a un negocio. Primero, el equipo. Los sitios comerciales normalmente operan unidades paquete de techo, sistemas split con condensadores remotos, bancos de mini splits o, en edificios mas grandes, chillers y manejadoras VAV. Las RTU quedan expuestas sobre un techo plano, llevan economizadores y compresores de varias etapas, y casi nunca son visibles para el inquilino hasta que dejan de funcionar.

Segundo, el ciclo de trabajo. Un sistema domestico en Diamond Bar puede funcionar de cuatro a seis horas en un dia caluroso. Una unidad de aire de reposicion para campana de restaurante o una RTU comercial sobre Holt Boulevard funciona casi de forma continua desde la apertura hasta el cierre, siete dias a la semana, durante una temporada de enfriamiento del sur de California que realistamente va de abril a octubre. Las horas de operacion son el verdadero motor del desgaste, y son la razon por la que los intervalos comerciales son trimestrales donde los residenciales son anuales.

Tercero, lo que esta en juego y las reglas. Un negocio tiene obligaciones de codigo y de arrendamiento, quejas de confort de los ocupantes que se convierten en rotacion de inquilinos, expectativas de calidad del aire interior en entornos medicos y dentales, y en muchos casos una clausula del arrendador que exige servicio HVAC documentado. El Departamento de Energia senala que el HVAC representa aproximadamente el 40 por ciento de la energia usada en un edificio comercial, asi que un sistema desviado tambien es un rubro en su factura de servicios todos los meses.

?Cada cuanto debe recibir servicio una unidad comercial de techo?

La respuesta honesta es: depende de las horas de operacion, la calidad del aire y las consecuencias de una falla. Pero la base defendible que usa la mayoria de los equipos de instalaciones son dos visitas completas de PM al ano, primavera y otono, con servicio de filtros y bandas entre ellas. La norma ANSI/ASHRAE/ACCA Standard 180, la practica estandar para la inspeccion y el mantenimiento de sistemas HVAC en edificios comerciales, esta escrita justo alrededor de esta idea de tareas documentadas en intervalos definidos, y no de una unica revision anual.

En la practica, la mayoria de los negocios del este de Los Angeles County terminan en trimestral. Este es el razonamiento que usamos cuando evaluamos un sitio en Walnut, Claremont o Rowland Heights:

Los filtros son el intervalo que mas sitios calculan mal. Un restaurante o un taller mecanico pueden necesitar cambios de filtro cada 30 dias; una oficina profesional limpia con un filtro plisado de 2 pulgadas a menudo puede llegar a 90 dias. La unica forma de saberlo es sacar el filtro en las primeras visitas y verlo, y luego fijar el intervalo con evidencia.

• Mensual: inspeccion y cambio de filtros en sitios con mucha grasa, polvo o particulas; tension de bandas; purga del drenaje de condensado durante la temporada de enfriamiento
• Trimestral: PM completo en restaurantes, consultorios medicos y dentales, cuartos de servidores y telecomunicaciones, y cualquier sitio de una sola unidad donde una falla cierre las puertas
• Semestral: PM completo antes de la temporada de enfriamiento y antes de la de calefaccion en oficinas, bodegas y comercios con carga ligera
• Anual: limpieza profunda de serpentines, limpieza del rodete del ventilador, prueba del actuador del economizador, revision completa de torque electrico, inspeccion de fugas de refrigerante

Un punto mas especifico del sur de California: programe el PM de enfriamiento en marzo o abril, no en junio. Todos los contratistas del Inland Empire estan saturados la semana del primer dia de 100 grados, y una limpieza de serpentin que toma dos horas en primavera se convierte en una llamada de emergencia a mitad del verano.

?Cuanto cuesta un contrato de mantenimiento HVAC comercial?

El mantenimiento comercial normalmente se cotiza de una de tres maneras: por unidad, por tonelada de enfriamiento o por pie cuadrado. Por tonelada es la mas util para comparar propuestas. La referencia de la industria mas citada es de aproximadamente 50 a 120 dolares por tonelada de enfriamiento al ano, asi que una unidad de techo de 10 toneladas queda alrededor de 500 a 1,200 dolares anuales dependiendo de la frecuencia de visitas, la cantidad de filtros y si se incluyen refacciones menores.

Donde las propuestas divergen es en el nivel de cobertura. Un acuerdo basico compra solo mano de obra e inspeccion. Un nivel intermedio agrega consumibles como filtros, bandas y contactores. Un acuerdo de cobertura total o de servicio planeado incluye la mano de obra de las reparaciones cubiertas, despacho prioritario y respuesta fuera de horario sin recargo por tiempo extra. Pida a cada oferente que indique, por escrito, el numero de visitas al ano, la lista de tareas por visita, que refacciones estan incluidas, la tarifa por hora para todo lo no incluido y la tarifa fuera de horario. Si una propuesta no desglosa esas cinco cosas, usted no puede compararla con nada.

Alex Air & Heating cotiza acuerdos comerciales con precios por escrito por adelantado, por unidad y por visita, de modo que el dueno de un centro comercial en Pomona con seis RTU pueda ver exactamente cuanto cuesta cada posicion en el techo antes de firmar. Contamos con certificacion EPA 608 desde nuestra base en Ontario, CA, y nuestro trabajo de instalacion incluye cobertura de garantia de 3 anos en mano de obra, 5 anos en refacciones y 7 anos en el compresor. Si todavia esta evaluando si el acuerdo se paga solo, desglosamos la aritmetica en nuestro analisis del ROI de los planes de mantenimiento.

?El mantenimiento preventivo realmente se paga solo?

Dos retornos aparecen en el estado de resultados, y solo uno de ellos es evidente.

El visible es la energia. La Guia de Mejores Practicas de Operacion y Mantenimiento del Departamento de Energia reporta que los programas de O&M enfocados en eficiencia de energia y agua se estima que ahorran entre 5 y 20 por ciento en las facturas de energia sin inversion de capital significativa. ENERGY STAR publica listas de verificacion similares de medidas de bajo o nulo costo para edificios comerciales, y los serpentines sucios, los filtros restringidos y las bandas que patinan estan en todas ellas. En un edificio de 40,000 pies cuadrados donde el HVAC es la carga individual mas grande, un ahorro porcentual de un digito medio es dinero real todos los meses.

El invisible es la falla evitada, y normalmente es la cifra mas grande. Haga la aritmetica con su propio negocio y no con un promedio de la industria. Un restaurante de servicio completo en Walnut que factura 6,000 dolares en un sabado pierde ese dia entero si el comedor llega a 84 grados al mediodia. Un consultorio dental que reprograma un dia de citas pierde el tiempo de sillon y la buena voluntad. Un cliente de almacenamiento en frio o de laboratorio pierde inventario. Frente a esas cifras, un acuerdo anual de 900 dolares no es un centro de costo, es el seguro mas barato que hay en el techo.

Tambien hay un efecto acumulativo que nunca aparece en un solo ano. El ensuciamiento de serpentines, la carga baja y la desalineacion de bandas empujan al compresor hacia mayor presion de descarga y menor vida util. Reemplazar un compresor de una unidad de techo es una reparacion de cuatro cifras; reemplazar la unidad es de cinco cifras y un permiso de grua. El mantenimiento diferido no ahorra dinero, solo mueve la factura a un trimestre peor y normalmente a un mes mas caluroso, cuando las cuadrillas de reparacion comercial de emergencia de toda la region ya estan saturadas.

?Por que las unidades de techo del area de LA fallan especificamente en verano?

Las unidades de techo en el San Gabriel Valley y el Inland Empire llevan una vida mas dura que el mismo modelo en una ciudad costera. La temperatura de la superficie del techo sobre una membrana negra puede estar de 30 a 50 grados por encima de la ambiente, asi que una RTU que toma aire de condensacion en una tarde de Ontario a 103 grados esta ingiriendo aire muy por encima de la condicion de diseno que supone su capacidad nominal. La presion de descarga sube, la capacidad baja, y el compresor trabaja cerca de sus limites de seguridad durante horas seguidas.

Sume la carga regional de polvo y polen, los eventos de Santa Ana que empacan de escombros las aletas del condensador en una sola tarde, y el hecho de que la mayoria de las RTU estan fuera de la vista y por lo tanto fuera de la mente, y obtiene el patron que vemos cada ano: una ola de llamadas por falta de enfriamiento que arranca dentro de las 48 horas siguientes al primer periodo sostenido de tres digitos. Casi todas se remontan a algo que una visita de PM de primavera habria detectado, con mayor frecuencia un serpentin de condensador sucio, un capacitor fallado, un contactor quemado o una carga baja por una fuga lenta que venia desarrollandose desde la temporada anterior.

La contramedida practica es el momento oportuno mas una lista corta de preparacion para el verano: lavar el serpentin del condensador antes de que llegue el calor, reemplazar capacitores debiles por medicion y no por falla, verificar que el economizador no este atascado abierto jalando aire exterior a 100 grados, confirmar que los drenajes de condensado esten libres, y revisar que el desconectador y las terminales de la unidad esten con el torque correcto. Los negocios en Pomona y las ciudades vecinas del San Gabriel Valley que hacen esto en marzo casi nunca nos llaman en julio.

?Como elegir un contratista de mantenimiento HVAC comercial?

La mayor parte de la decepcion con el mantenimiento comercial viene de un acuerdo vago, no de un mal tecnico. Sea especifico antes de firmar, y evalue a cada oferente con las mismas siete preguntas.

Tambien evalue la capacidad de respuesta por separado del precio del PM. Un acuerdo barato con un contratista que no puede llegar a su techo en cuatro dias durante agosto no es barato. Pregunte como se ve en la practica la cobertura del mismo dia y fuera de horario, quien contesta el telefono a las 7 p.m. de un viernes, y a que distancia esta la cuadrilla mas cercana a su edificio. Para los sitios en el Inland Empire y el este de Los Angeles County, nuestras cuadrillas salen desde Ontario, y por eso podemos comprometernos a respuesta de emergencia el mismo dia en Pomona, Diamond Bar, Walnut, Claremont y Rowland Heights. Si la evaluacion muestra que una unidad ya no es economicamente reparable, se lo diremos y cotizaremos el reemplazo del sistema comercial con la misma disciplina de precios por escrito.

• ?Sus tecnicos tienen certificacion EPA 608, y quien exactamente estara en mi techo?
• ?Su lista de tareas y calendario de intervalos esta construida sobre ANSI/ASHRAE/ACCA Standard 180?
• ?Cuantas visitas al ano, y que se realiza exactamente en cada una?
• ?Que refacciones y consumibles estan incluidos, y cual es la tarifa para todo lo demas?
• ?Cual es la tarifa fuera de horario y en dias festivos, y se exenta bajo este acuerdo?
• ?Recibo un reporte escrito por unidad con lecturas despues de cada visita?
• ?Cual es su tiempo de respuesta tipico para una llamada por falta de enfriamiento en julio, y pueden ponerlo en el acuerdo?

?Que debe hacer primero un negocio?

Empiece con un inventario, no con un contrato. Recorra el techo o envie a alguien con un telefono y fotografie cada placa de datos: fabricante, modelo, serie, tonelaje, tipo de refrigerante y fecha de fabricacion. Esa sola lista determina su presupuesto por tonelada, le dice cuales unidades se acercan al final de su vida util y senala cualquier equipo con R-22 que quedara caro de mantener con vida.

Luego consiga dos o tres propuestas definidas con el mismo numero de visitas y la misma lista de tareas, de modo que este comparando precio y no comparando alcance. Pida una evaluacion de condicion en la primera visita que califique cada unidad en rojo, amarillo o verde con fotos, y use eso para armar un plan de capital de dos a tres anos en lugar de reaccionar a la unidad que muera primero. Una propiedad con ocho RTU casi nunca necesita reemplazar las ocho de una vez, pero si necesita saber cuales dos siguen.

Si usted es dueno o administra una propiedad comercial en cualquier punto desde Ontario hasta el San Gabriel Valley y quiere una evaluacion directa de lo que su equipo realmente necesita, llamenos y lo definiremos con precios por escrito antes de iniciar cualquier trabajo.